Ладжър, Имперо, Елементс, Софтуер по поръчка, Консултиране

ное/10

12

ERP и Счетоводство (част 2)

Предполагам, че помните когато съобщихме намеренията си за разработка на модул за осчетоводяване на генерираните в Имперо ERP транзакции. Между предходната и тази статия получихме „смесени” коментари относно нашето изявление. В защита на тезата, която беше изнесена, ние се допитахме до мнението на няколко представители на счетоводната гилдия. Те посочиха, че няма нищо по-добро от това някой, в този случай Имперо, да генерира всички стандартни осчетоводявания по начина, по който те биха го направили. Като основно предимство на решението беше посочено, че то би довело до намаляване на грешките от двойно въвеждане на огромно количество транзакции и осигуряване на навременна информация в счетоводството така нужна за финансовата политика на компанията.   

Това, което се случва масово, независимо дали осчетоводяването се извършва от външна счетоводна къща, или от счетоводен отдел в самата фирма е, че високо квалифициран персонал, като счетоводителите, прахосва над ¾ от времето си в една изключително елементарна дейност – превъвеждане на документи. Като основнен аргумент счетоводителите посочват, че въпреки елементарния си характер, тази дейност трябва да се извнимава поради огромните последствия, политически или данъчни, до които може да доведе едно неточно осчетоводяване. 

На тези счетоводители ние бихме казали: Дефинирайте като правила това, което позволявате и смятате за вярно, и Имперо ще ви покаже какви изключения имате, на които трябва да обърнете специално внимание.   

За да се интегрираме с друг счетоводен софтуер, ние трябва да можем да осчетоводим всичко, което изпращаме към него. В този смисъл интеграцията е просто стъпка към бъдещ счетоводен модул. Ние смятаме, че способността на Имперо да се интегрира с други софтуери е от изключителна важност – не можем да очакваме клиентите ни да се откажат от всичко, което използват, за да преминат към Имперо, и това с особена сила важи за счетоводството – счетоводният софтуер е един от най-критичните в една фирма и смяната му е сериозен стрес. Точно заради това ние искаме да можем да предоставим на клиентите си избор в тази насока.   

Преди да пристъпя към детайлите, бих искал да ви запозная с бъдещите ни стремежи. Докато счетоводството, съответно модул Осчетоводяване, цели да покрие изискванията на законодателството, често компаниите се нуждаят от така нареченото Мениджърско Счетоводство. Смесването на двете често води до допълнителни усилия за счетоводителите и налага неизбежни ограничения на крайните резултати и цели. Затова екипът на Ладжър се надява скоро да се похвали с решение и в тази посока – така наречените Cost, Profit, Investment центрове или центрове на Приходи, Разходи и Инвестиции, които да позволят на мениджмънта да прегледа резултатите на неговата компания съгласно структура която той избере, а не тези, които му налага законодателството.   

След 6-месечно тестване и реална работа на модула, мисля, че сме готови да ви го представим.   

Модул Осчетоводяване се състои от следните части:   

  • Обекти (списък от еднакви по тип записи: например – фактури) за осчетоводяване;
  • Сметкоплан;
  • Аналитичности;
  • Правила за осчетоводяване;
  • Генериране и одобрение на транзакции;
  • Справки.

Как работи модул Осчетоводяване?

Настройки:   

  • Определяне и конфигуриране на обектите от системата, които ще се осчетоводяват;
  • Дефиниране на сметкоплан и нива на аналитичност по сметките;
  • Дефиниране на правила за осчетоводяване;
  • Дефиниране на права за достъп до редакция на осчетоводените записи.

Периодично:   

  • Генериране на транзакции, преглед и одобрение от счетоводител;
  • Изпращане на транзакциите към счетоводен продукт;
  • Потвърждение или отхвърляне на изпратените транзакции;
  • Анализ и справки.

По-долу ще намерите подробна информация за всяка от тези стъпки, както и отговори на често задавани въпроси.   

Кой счетоводен продукт ще използваме?

Като за начало трябва да кажем на Имперо кой счетоводен софтуер ще използваме. Това е доста критична настройка, затова тя се извършва от нас с цел да не бъде неволно променена от някой потребител.   

Настройка на софтуер за счетоводство

Какво ще осчетоводяваме?

Както всички знаят, ERP системата обслужва бизнеса и затова в нея могат да бъдат намерени много повече данни, отколкото счетоводството се интересува. Тук е моментът да се замислим за ERP продуктите, израснали от счетоводни продукти.   

Затова всички обекти, които ще се осчетоводяват, се обявяват по следния начин: за всеки избран обект от системата, който ще се осчетоводява, се посочва:   

  • Дата, по която се филтрира: Поле от обекта, което показва коя дата се ползва за да определи периода на в който влиза счетоводната статия.
  • Поле за фирма: Тъй като Имперо е многофирмена ERP система, за клиентите, които имат повече от една фирма, трябва да посочат, кое поле показва на коя фирма принадлежи записът.

Настройка на обект за осчетоводяване

Сметкоплан и аналитичности?

Няма как да правим осчетоводявания без да създадем в Имперо сметкоплана, който ще ни е нужен. Това, обаче, далеч не означава всички сметки. Въвежда се дървовидна структура от сметки и аналитичности. За аналитичности се посочват обекти от системата. Например: задълженията бихме желали да ги следим по контрагенти.   

Ето как изглежда примерен сметкоплан в Имперо:   

Сметкоплан

Правила за осчетоводяване

Това е най-интересната част от модул Осчетоводяване. Правилата за осчетоводяване дефинират кои записи как ще се осчетоводяват.   

Кои записи?

Това се определя чрез филтър, който потребителя настройва с помощта на Wizard (помощник). Той е достатъчно интуитивен и гъвкав. Записите се филтрират по полетата налични в обекта.   

Филтър на правило за осчетоводяване

Когато записите трябва да отговарят на още някакво условие или трябва да се филтрират по поле, което го няма в обекта – те се дефинират като Филтри.   

Избор на характеристика за филтриране

Избор на стойност за характеристика за филтриране

Избор на допълнителни проверки към правило

След което се дефинират самите транзакции. Сметките се избират от сметкоплана. В нашия пример Дебитна сметка е „411 по клиенти, по фактури”, която според сметкоплана е с две нива на аналитичност, съответно по клиент и фактура. Системата ще генерира отделна аналитичност според параметрите на документа, който се осчетоводява.   

Настройка на транзакции към правило

Както виждате по-горе, сме дефинирали осчетоводявания за Стоки и Услуги. Това не означава, че това правило се използва само когато двете са налични. Напротив, ако конкретната стойност е 0 Имперо не генерира осчетоводявания. Въпреки това има случаи, когато дори и нулите трябва да генерират счетоводни транзакции – например Анулираните фактури. Тогата се използва опцията Запиши нулеви транзакции. Вижте примера по-долу:   

Настройка за нулеви транзакции

Всяко правило за осчетоводяване е само за един тип записи – например Парични операции.   

Ние препоръчваме на нашите клиенти да дефинират филтрите така, че да бъдат максимално ограничаващи. Това ще ви предпази от неочаквани и непредвидени изключения. Когато един запис не отговаря на филтрите на нито едно правило – той ще бъде оцветен в различен цвят и ще изисква намеса от потребителя.   

Как протича самото осчетоводяване?

Осчетоводяването може да се прави периодично на интервали по избор на счетоводителя. Всяко осчетоводяване се инициира от счетоводител и минава през следните стъпки:   

Задаване на период за осчетоводяване

Имперо ще идентифицира и покаже записите в посочения период според настройката на всеки обект (виж Какво ще осчетоводяваме?). За всеки запис ще покаже на кои правила отговаря той, а за тези които не отговарят записите ще бъдат оцветени в червено и категоризирани „без правило”.   

В списъка ще да попаднат и записи, които са извън период за които Имперо идентифицира, че има настъпили промени, които биха довели до промени в начина на осчетоводяването. Тези промени ние наричаме корекции, а записите биват категоризирани „стар период”.   

Задаване на период за осчетоводяване

Преглеждане на записите

След като Имперо е определило кои записи с кои правила ще се осчетоводят и ги е категоризирало, счетоводителя е добре да прегледа дали има записи „без правило” или такива от „стар период”.   

Без правило – в най-честия случай това са записи, които след проверка се оказва, че са или грешки, или редки изключения. В този момент счетоводителят може да реши да дефинира специално правило за тях или да ги маркира като Ръчно осчетоводени въвеждайки номера на статията в счетоводния продукт.   

Стар период – Преглеждането на тези записи е желателно. Понякога такива записи са резултат от начина на дефиниране на правилото за осчетоводяване.   

Преглед на записи за осчетоводяване

Филтриране на записите

Без значение на резултата от прегледа счетоводителя има пълен контрол, кои записи да се осчетоводят. Възможностите за филтриране са следните:   

  • По фирма
  • По обект
  • По правило осчетоводяване
  • Конкретен документ(и)
  • Според статус осчетоводяване на записите
  • Според текущото състояние – Текущ период, Стар период, Без правило. Последното не би генерирало транзакции

Генериране на транзакциите

След като филтрирането е направено, идва ред на генерирането на същинските транзакции. Списък с генерираните транзакции се показва на потребителя за одобрение. Одобрението е особено полезно при разследване на корекции или тестване на ново правило.   

Преглед на генерирани транзакции и одобрение

Проверка на генерираните транзакции

Имперо проверява дали измежду генерираните транзакции има такива, които попадат в списък с ограничения, които избрания счетоводен продукт налага. Например: Корекция на себестойността по осчетоводена фактура. При наличието на такива корекции системата не позволява транзакциите да бъдат Одобрени.   

Коригиращи транзакции

Одобрение

Одобрението се прави с натискането на един бутон. Одобрените транзакции се виждат в списъка Транзакции по сметка. След одобрение се актуализират статусите на осчетоводените записи. Съответно се заключват за редакция според дефинираните права на потребители.   

Експорт на транзакции за счетоводния продукт

Подготвените транзакции могат да бъдат филтрирани и изпратени към избраният в настройките счетоводен продукт. До момента на изпращане транзакциите са маркирани като „Неизпратени”, а след експорт се маркират като „Непотвърдени”. Не е задължително да бъдат експортирани всички транзакции наведнъж, за което под ръка са филтрите.   

Потвърждаване и отхвърляне на транзакции

За всяка транзакция счетоводния продукт връща „потвърждение” или „отказ”, придружен с бележка. Потвърдените транзакции се маркират като „потвърдени”, а отхвърлените се преместват в „Отхвърлени транзакции по сметка” за анализ от счетоводителя. Ако има отхвърлени транзакции статусите за осчетоводяване на записите се актуализират, както биха били, ако отхвърлените транзакции не съществуваха. Това позволява да се направят евентуалните корекции в документите причина за отхвърлянето. При повторен опит за осчетоводяване Имперо ще генериран нови транзакции.   

Какво може да се осчетоводява?

Модула за осчетоводяване е създаден с идеята, че клиентът ще може без наша намеса да избере и конфигурира записите, които ще се осчетоводяват.   

Критериите, на които един обект от системата трябва да отговаря, за да може да се осчетоводява, са следните:   

  • Да има поле за дата – по това поле ще се определя кой документ в кой отчетен период влиза;
  • Да има поне една сума – все пак цялото счетоводство е в суми :-) ;
  • Да има поле/полета, определящи аналитичността при осчетоводяване, ако такава е нужно;
  • В многофирмения вариант – да има поле, показващо фирмата;

Дори и някое от тези изисквания да не е изпълнено, но желаните данни ги има в системата под някаква форма, с малка наша намеса те ще могат да се осчетоводяват.   

Как да защитим осчетоводените записи от промяна/Права?

След като един обект бива избран за осчетоводяване, Имперо добавя в него нова група статуси Осчетоводяване със следните възможности:   

  • Неосчетоводен – когато за избрания документ няма транзакции за осчетоводяване;
  • Частично осчетоводен – когато има транзакции за осчетоводяване, но поради някаква причина непълни. Например, ако един документ генерира повече от една счетоводна статия, но не всички са генерирани или част от тях са били отхвърлени от счетоводния модул;
  • Осчетоводен – има пълни транзакции за осчетоводяване;
  • Не подлежи на осчетоводяване – името го показва достатъчно ясно;
  • Ръчно осчетоводен – документът е ръчно осчетоводен – системата ще позволи номера на кореспондиращата счетоводна статия да бъде въведен като забележка;

Първите три статуса се регулират от системата автоматично. Последните два само от потребителите;   

От тук нататък правата се дефинират през вече познатата на потребителите на Имперо система за права. Това ви позволява да укажете кой може да определя кои записи не подлежат на осчетоводяване и кои са ръчно осчетоводени. Също така кои групи потребители могат да редактират записи във всеки от горните статуси. Най-често срещата настройка е потребителите да могат да редактират само неосчетоводени записи.   

Както се казва – контролът е във ваши ръце.   

С кои счетоводни продукти има връзка Имперо?

Този списък непрекъснато расте и към момента, в който четете тази статия, може да е неактуален. Затова ни запитате тук.   

Колко време отнема осчетоводяването?

В идеалния случай, в който няма корекции и изключения, осчетоводяването на средно голяма фирма (10 000 фактури за продажби ) отнема между 30 мин. и 1 час.   

ERP вече не е само за големите – попитайте ни за ВАШЕТО Имперо!

Не прахосвайте специалистите си - обадете ни се да ви покажем как Имперо може да помогне на бизнеса ви:   

  • Изпратете ни запитване тук,
  • пишете ни e-mail на office@ladger.com,
  • Или ни се обадете на 02/986 99 66.

Bookmark and Share

Все още няма коментари.

Коментирай тази статия

Още интересни статии

Като за Коледа 28 декември 2010
Активности 30 декември 2010
Календар 30 декември 2010
Дни от календара 30 декември 2010

«

»

Върни се горе
Go To Top
Created by Calipers | Блогът на Ладжър е изграден върху WordPress Ладжър - Имперо, Елементс, Софтуер по поръчка, Консултиране